Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych posiada między innymi następujące zbiory danych osobowych powstałe w wyniku jego działalności:

• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków o przyznanie uprawnień określonych w ustawie z dnia 24 stycznia 1991 roku o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (tekst jednolity Dz. U. z 2020 roku, poz. 517 z pożan. zm.) oraz wcześniej obowiązujących ustaw,
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków o potwierdzenie okresów świadczenia pracy po 1956 roku na rzecz organizacji politycznych i związków zawodowych, nielegalnych w rozumieniu przepisów obowiązujących do kwietnia 1989 roku, niewykonywania pracy przed dniem 31 lipca 1990 roku na skutek represji politycznych lub okresu potwierdzającego pozbawienie możcliwości wykonywania zawodu przed dniem 31 lipca 1990 r. na skutek represji politycznych na podstawie ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 roku, poz. 291 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków o przyznanie świadczenia pieniężcnego dla robotników przymusowych określonego w ustawie z dnia 31 maja 1996 roku o osobach deportowanych do pracy przymusowej oraz osadzonym w obozach pracy przez III Rzeszę i Związek Socjalistycznych Republik Radzieckich (tekst jednolity Dz. U. z 2019 roku poz. 1168 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2015 roku o działaczach opozycji antykomunistycznej oraz osobach represjonowanych z powodów politycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2020 roku poz. 319 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie ustawy z dnia 14 sierpnia 2020 roku o świadczeniu pieniężcnym przysługującym osobom zesłanym lub deportowanym przez władze Związku Socjalistycznych Republik Radzieckich (Dz. U. z 2020 roku poz. 1428 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 7 maja 2009 roku o zadośćuczynieniu rodzinom ofiar zbiorowych wystąpień wolnościowych w latach 1956-1989 tekst jednolity (Dz. U. z 2020 roku poz. 678),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku o świadczeniu pieniężcnym i uprawnieniach przysługujących cywilnym niewidomym ofiarom działań wojennych (tekst jednolity Dz. U. z 2020 roku poz 684 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 2 września 1994 roku o świadczeniu pieniężcnym i uprawnieniach przysługujących żcołnierzom zastępczej służcby wojskowej przymusowo zatrudnianym w kopalniach węgla, kamieniołomach, zakładach rud uranu i batalionach budowlanych (tekst jednolity Dz. U. 2020 roku poz. 619 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 24 lipca 1999 roku o szczególnych zasadach, warunkach i trybie mianowania na wyżcsze stopnie wojskowe żcołnierzy uczestniczących w walkach o wolność i niepodległość Polski podczas II wojny światowej i w okresie powojennym (Dz. U. Nr 72 z 1999 roku poz. 804 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie ustawy z dnia 16 pażadziernika 1992 roku o orderach i odznaczeniach z dnia 16 pażadziernika 1992 roku (tekst jednolity U. z 2020 roku poz. 138 ),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie ustawy z dnia 17 pażadziernika 2003 roku o ustanowieniu Krzyżca Zesłańców Sybiru (Dz. U. z 2003 roku Nr 225, poz. 2230),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie ustawy z dnia 15 czerwca 2018 roku o ustanowieniu Medalu Stulecia Odzyskanej Niepodległości (tekst jednolity Dz. U. z 2020 roku, poz. 865 ),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Decyzji Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 5 lipca 2006 roku w sprawie przyznawania kombatantom dyplomu honorowego - Patent u201eWeteran Walk o Wolność i Niepodległość Ojczyznyu201d,
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Zarządzenia Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 31 lipca 2006 roku o wprowadzeniu regulaminu nadawania Odznaki Pamiątkowej u201eWeteran Walk o Niepodległość",
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Decyzji Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 25 stycznia 2005 roku w sprawie ustanowienia odznaki okolicznościowej o nazwie Medal "Pro Memoria" (nadawanie zostało wygaszone),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Zarządzenia Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 1 września 2011 roku w sprawie ustanowienia odznaki okolicznościowej o nazwie Medal "Pro Patria",
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Zarządzenia Szefa Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 25 czerwca 2018 roku o ustanowieniu odznaki okolicznościowej o nazwie Medal "Pro Bono Poloniae",
• inne akta związane z realizacją przez Urząd zadań i kompetencji na podstawie przepisów prawa.

W archiwum Urzędu przechowywana jest takżce dokumentacja osób, które starały się o członkostwo (w istniejącym w latach 1949-1990) Związku Bojowników o Wolność i Demokrację i istniejącym obecnie Związku Kombatantów RP i Byłych Więżaniów Politycznych.

Zasady udostępniania

Udostępnianie informacji/dokumentacji/danych przechowywanych w Urzędzie do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych następuje zgodnie z przepisami:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L Nr 119, s 1, z póżań zm.),
• ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U z 2019 roku, poz. 1781),
• ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2020 roku, poz. 2176),
• ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2020 roku poz. 164),
• wewnętrznych przepisów kancelaryjno-archiwalnych UdSKiOR.

Dokumentacja/informacja jest udostępniana na potrzeby pracowników Urzędu, instytucji, z którymi Urząd współpracuje (sądy, prokuratura instytucje emerytalno-rentowe, Instytut Pamięci Narodowej, urzędy i organy samorządu w sprawach dotyczących naszych beneficjentów), oraz osób, których akta dotyczą. W przypadku śmierci beneficjenta mogą wystąpić z wnioskiem najbliżcsi krewni (np. małżconek, dzieci, kolejni krewni) lub spadkobiercy u2013 pod warunkiem udokumentowania pokrewieństwa bądża otrzymania spadku, osoby będące reprezentantami strony postępowania u2013 adwokaci, radcy prawni u2013 w oparciu o przekazane upoważcnienie.

Z zasobu korzystają takżce prowadzący prace badawcze, historycy, magistranci i doktoranci oraz dziennikarze itp. (wymagana jest rekomendacja instytucji badawczej, pod patronatem której powstaje praca, zaświadczenie z uczelni, towarzystwa naukowego lub historycznego, wydawnictwa lub redakcji), bądża innej instytucji lub urzędu patronującego np. pracy badawczej związanej z upamiętnieniem mieszkańców zasłużconych dla lokalnej społeczności itp.,

Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, jako organ administracji centralnej, nie jest placówką naukowo-badawczą ani instytucją powołaną do prowadzenia przekrojowych kwerend archiwalnych, czy samodzielnych badań historycznych dotyczących losów polskich żcołnierzy i kombatantów oraz osób represjonowanych, czy działaczy opozycji antykomunistycznej.

Wniosek o udostępnienie danych/dokumentów/informacji powinien zawierać cel udostępnienia i sposób wykorzystania ww. informacji/dokumentacji. Dokładne dane osoby poszukiwanej, której dokumentacja/informacja dotyczy.

Procedura wyszukiwania w naszym zasobie prowadzona jest w oparciu o podanie danych według niżcej wymienionych kryteriów:

• kombatant/kombatantka/osoba poszukiwana,
• imię, nazwisko, (takżce nazwisko panieńskie u2013 jeśli dotyczy),
• data urodzenia,
• imię ojca,
• imię matki i nazwisko panieńskie,
• ostatni adres zamieszkania,
• data śmierci.

Gdy kombatant/kombatantka zmarł/a jako wdowiec/wdowa lub rozwiedziony/a należcy ten fakt podać.

Jeśli pozostała wdowa/wdowiec po kombatancie/kombatantce/osobie poszukiwanej należcy takżce podać jej dane osobowe według niżcej wymienionych kryteriów:

• imię, nazwisko (takżce nazwisko panieńskie u2013 jeśli dotyczy),
• data urodzenia,
• imię ojca,
• imię matki i nazwisko panieńskie,
• ostatni adres zamieszkania,
• data śmierci.

Podanie jak największej ilości danych z ww. schematu ułatwia sprawne odszukanie dokumentów (informacji) dotyczących poszukiwanej osoby.

Prosimy o podanie w korespondencji numeru telefonu i adresu e-mail u2013 przyspieszy to kontakt w przypadku konieczności dodatkowego wyjaśnienia/uzupełnienia danych oraz adresu zamieszkania/ adresu do korespondencji.

Do wniosku o udostępnienie powinny być dołączone kopie dokumentów potwierdzających okoliczności wskazane w wystąpieniu u2013 najbliżcsze i bezpośrednie pokrewieństwo w przypadku śmierci beneficjenta/osoby poszukiwanej, pełnomocnictwa, rekomendacje i zaświadczenia instytucji naukowych itp. Osoba, której akta/dane dotyczą nie musi składać dodatkowych dokumentów.

Wniosek powinien być podpisany odręcznym podpisem i nadesłany na adres Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych za pośrednictwem tradycyjnej poczty (nie drogą elektroniczną) bądża za pośrednictwem platformy e-PUAP z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

Zapytania ogólne należcy kierować na adres poczty elektronicznej Urzędu: [email protected].