Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych posiada między innymi następujące zbiory danych osobowych wytworzone w wyniku jego działalności:

• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków o przyznanie uprawnień określonych w ustawie z dnia 24 stycznia 1991 roku o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 276 z pożan. zm.) oraz wcześniej obowiązujących ustaw,
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków o potwierdzenie okresów świadczenia pracy po 1956 r. na rzecz organizacji politycznych i związków zawodowych, nielegalnych w rozumieniu przepisów obowiązujących do kwietnia 1989 r. lub niewykonywania pracy w okresie przed 4 czerwca 1989 r. na skutek represji politycznych na podstawie ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 roku, poz. 1270 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków o przyznanie świadczenia pieniężcnego dla robotników przymusowych określonego w ustawie z dnia 31 maja 1996 roku o osobach deportowanych do pracy przymusowej oraz osadzonym w obozach pracy przez III Rzeszę i Związek Socjalistycznych Republik Radzieckich (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 1001 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2015 roku o działaczach opozycji antykomunistycznej oraz osobach represjonowanych z powodów politycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku poz. 690 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 7 maja 2009 roku o zadośćuczynieniu rodzinom ofiar zbiorowych wystąpień wolnościowych w latach 1956-1989 (Dz. U. z 2009 roku Nr 91 poz. 741),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o świadczeniu pieniężcnym i uprawnieniach przysługujących cywilnym niewidomym ofiarom działań wojennych (Dz. U. z 2006 roku Nr 249, poz. 1824, z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 2 września 1994 r. o świadczeniu pieniężcnym i uprawnieniach przysługujących żcołnierzom zastępczej służcby wojskowej przymusowo zatrudnianym w kopalniach węgla, kamieniołomach, zakładach rud uranu i batalionach budowlanych (tekst jednolity Dz. U. 2014 poz. 1373 z póżan. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków składanych na podstawie ustawy z dnia 24 lipca 1999 r. o szczególnych zasadach, warunkach i trybie mianowania na wyżcsze stopnie wojskowe żcołnierzy uczestniczących w walkach o wolność i niepodległość Polski podczas II wojny światowej i w okresie powojennym (Dz. U. Nr 72 z 1999 roku poz. 804 z póża. zm.),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie ustawy o orderach i odznaczeniach z dnia 16 pażadziernika 1992 roku ( Dz. U. z 2018 roku poz. 400, 730, 1567),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie ustawy z dnia 17 pażadziernika 2003 roku o ustanowieniu Krzyżca Zesłańca Sybiru (Dz. U. z 2003 r. Nr 225, poz. 2230),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie ustawy z dnia 15 czerwca 2018 roku o ustanowieniu Medalu Stulecia Odzyskanej Niepodległości (Dz. U. z 2018 roku, poz. 1546),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Decyzji Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 5 lipca 2006 roku w sprawie przyznawania kombatantom dyplomu honorowego - Patent u201eWeteran Walk o Wolność i Niepodległość Ojczyznyu201d,
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Zarządzenia Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 31 lipca 2006 roku o wprowadzeniu regulaminu nadawania Odznaki Pamiątkowej u201eWeteran Walk o Niepodległość",
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Decyzji Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 25 stycznia 2005 roku w sprawie ustanowienia odznaki okolicznościowej o nazwie Medal "Pro Memoria" (nadawanie zostało wygaszone),
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Zarządzenia Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 1 września 2011 roku w sprawie ustanowienia odznaki okolicznościowej o nazwie Medal "Pro Patria",
• akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków na podstawie Zarządzenia Szefa Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych z dnia 25 czerwca 2018 roku o ustanowieniu odznaki okolicznościowej o nazwie Medal "Pro Bono Poloniae",
• inne akta związane z realizacją przez Urząd zadań i kompetencji na podstawie przepisów prawa.

W archiwum Urzędu przechowywana jest takżce dokumentacja osób, które starały się o członkostwo (w istniejącym w latach 1949-1990) Związku Bojowników o Wolność i Demokrację i istniejącym obecnie Związku Kombatantów RP i Byłych Więżaniów Politycznych.

Zasady udostępniania

Udostępnianie informacji/dokumentacji/danych przechowywanych w Urzędzie do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych następuje zgodnie z przepisami:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
• ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. (Dz. U z 2018 roku, poz. 1000),
• ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t. j. Dz. U. z 2018 roku, poz. 1330 z póżan. zm.),
• ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2019 roku poz. 553),
• wewnętrzne przepisy kancelaryjno-archiwalne UdSKiOR.

Dokumentacja/informacja jest udostępniana na potrzeby pracowników Urzędu, instytucji, z którymi Urząd współpracuje (sądy, prokuratura instytucje emerytalno-rentowe, Instytut Pamięci Narodowej, urzędy i organy samorządu w sprawach dotyczących naszych beneficjentów), oraz osób, których akta dotyczą. W przypadku śmierci beneficjenta mogą wystąpić z wnioskiem najbliżcsi krewni (np. małżconek, dzieci, kolejni krewni) lub spadkobiercy u2013 pod warunkiem udokumentowania pokrewieństwa bądża otrzymania spadku, osoby będące reprezentantami strony postępowania u2013 adwokaci, radcy prawni u2013 w oparciu o przekazane upoważcnienie.

Z zasobu korzystają takżce prowadzący prace badawcze, historycy, magistranci i doktoranci oraz dziennikarze itp. (wymagana jest rekomendacja instytucji badawczej, pod patronatem której powstaje praca, zaświadczenie z uczelni, towarzystwa naukowego lub historycznego, wydawnictwa lub redakcji), bądża innej instytucji lub urzędu patronującego np. pracy badawczej związanej z upamiętnieniem mieszkańców zasłużconych dla lokalnej społeczności itp.,

Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, jako organ administracji centralnej, nie jest placówką naukowo-badawczą ani instytucją powołaną do prowadzenia przekrojowych kwerend archiwalnych, czy samodzielnych badań historycznych dotyczących losów polskich żcołnierzy i kombatantów oraz osób represjonowanych, czy działaczy opozycji antykomunistycznej.

Wniosek o udostępnienie danych/dokumentów/informacji powinien zawierać cel udostępnienia i sposób wykorzystania ww. informacji/dokumentacji. Dokładne dane osoby poszukiwanej, której dokumentacja/informacja dotyczy.

Procedura wyszukiwania w naszym zasobie prowadzona jest w oparciu o podanie danych według niżcej wymienionych kryteriów:

• kombatant/kombatantka/osoba poszukiwana,
• imię, nazwisko, (takżce nazwisko panieńskie u2013 jeśli dotyczy),
• data urodzenia,
• imię ojca,
• imię matki i nazwisko panieńskie,
• ostatni adres zamieszkania,
• data śmierci.

Gdy kombatant/kombatantka zmarł/a jako wdowiec/wdowa lub rozwiedziony/a należcy ten fakt podać.

Jeśli pozostała wdowa/wdowiec po kombatancie/kombatantce/osobie poszukiwanej należcy takżce podać jej dane osobowe według niżcej wymienionych kryteriów:

• imię, nazwisko (takżce nazwisko panieńskie u2013 jeśli dotyczy),
• data urodzenia,
• imię ojca,
• imię matki i nazwisko panieńskie,
• ostatni adres zamieszkania,
• data śmierci.

Podanie jak największej ilości danych z ww. schematu ułatwia sprawne odszukanie dokumentów (informacji) dotyczących poszukiwanej osoby.

Prosimy o podanie w korespondencji numeru telefonu i adresu e-mail u2013 przyspieszy to kontakt w przypadku konieczności dodatkowego wyjaśnienia/uzupełnienia danych oraz adresu zamieszkania/ adresu do korespondencji.

Do wniosku o udostępnienie powinny być dołączone kopie dokumentów potwierdzających okoliczności wskazane w wystąpieniu u2013 najbliżcsze i bezpośrednie pokrewieństwo w przypadku śmierci beneficjenta/osoby poszukiwanej, pełnomocnictwa, rekomendacje i zaświadczenia instytucji naukowych itp. Osoba, której akta/dane dotyczą nie musi składać dodatkowych dokumentów.

Wniosek powinien być podpisany odręcznym podpisem i nadesłany na adres Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych za pośrednictwem tradycyjnej poczty (nie drogą elektroniczną) bądża za pośrednictwem platformy e-PUAP z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

Zapytania ogólne należcy kierować na adres poczty elektronicznej Urzędu: [email protected].